Una cosa es no tener registro horario. Otra, cada vez más habitual y peligrosa, es tenerlo… pero mal hecho: incompleto, editable, sin histórico, sin trazabilidad de cambios o imposible de presentar en el momento a un inspector que está, precisamente, inspeccionando. Y sí, esto también se sanciona.
La Inspección de Trabajo ya no solo pide que haya un registro; exige que sea veraz y cumpla su función. La clave para entender a qué te enfrentas se resume en dos ideas:
- El registro de jornada forma parte de las obligaciones de tiempo de trabajo. Su incumplimiento se encuadra como infracción en la LISOS (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social), que incluye expresamente el “registro de jornada”.
- Las cuantías de las sanciones se mueven en rangos, mínimo, medio y máximo y se gradúan según el contexto de la empresa.
A continuación, analizamos las multas vigentes, los errores más perseguidos y cómo blindar tu empresa ante una inspección.
Cuantía de las multas por un registro horario incorrecto
Las sanciones se regulan en la LISOS (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social; Artículos 7, 39 y 40) y se aplican en grado mínimo, medio o máximo dentro de cada nivel de gravedad. Actualmente, las cuantías vigentes son las siguientes:
| Nivel de infracción | Rango de multa (Importe vigente) | Tipo de incumplimiento habitual |
| Leve | 70 € a 750 € | Defectos formales leves que no ocultan fraudes mayores. |
| Grave | 751 € a 7.500 € | Ausencia de registro, manipulación, ocultación de horas extra o falta de accesibilidad. |
| Muy grave | 7.501 € a 225.018 € | Impago de horas extra, vulneración de derechos de menores o fraude continuado. |
El registro horario mal hecho no siempre se queda en una infracción leve. Si el error afecta a los límites de jornada, esconde horas extra no pagadas o demuestra manipulación, la Inspección lo tipificará automáticamente como infracción grave e irá escalando la multa.
Criterios de graduación: ¿De qué depende que la multa sea mayor o menor?
Dentro de los rangos anteriores, la sanción no se pone porque sí. La LISOS recoge criterios estrictos para graduar el golpe económico:
- Negligencia e intencionalidad; fraude o connivencia.
- Incumplimiento de requerimientos previos de la Inspección de Trabajo.
- Cifra de negocios de la empresa.
- Número de personas trabajadoras afectadas.
- Perjuicio causado a la plantilla.
No es lo mismo un fallo puntual con una corrección justificada y trazable, que tener un sistema de fichaje que parece diseñado expresamente para cuadrar horas falsas a final de mes.
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5 Escenarios que convierten tu registro en «sancionable»
El registro tiene que servir para su finalidad: reflejar la jornada diaria de forma fiable. Según la Guía del Ministerio de Trabajo, estos son los fallos típicos que invalidan tu registro ante un inspector:
1. Ausencia del horario concreto o fichajes de pega
No vale con poner 8 horas. Debe constar el horario exacto de inicio y fin diario. Fichar horas clavadas todos los días, hacer correcciones masivas a final de mes o inventar entradas y salidas es fácilmente detectable por la Inspección.
2. Soportes editables sin rastro
El problema del Excel; en realidad no es un debate de “Excel sí / Excel no”. El problema es que si el soporte permite cambios sin dejar rastro, no cumple con la invariabilidad a posteriori que exige la normativa. Una hoja de cálculo editable por cualquiera, sin control de cambios ni un proceso de cierre, es, sin duda, motivo de multa instantánea.
3. Histórico inaccesible en el momento
El histórico no puede depender de “alguien de RRHH que lo guarda en su ordenador y hoy está teletrabajando”. La ley exige que los registros estén «a disposición». En la práctica, esto significa que deben estar físicamente en el centro de trabajo o ser accesibles digitalmente desde allí de forma inmediata.
4. Jornadas imposibles y olvidos constantes
Tener trabajadores con entradas sin salida o al revés, días laborables enteros sin fichaje porque ya se sabe que vino, o pausas que generan jornadas de 14 horas por no haber cerrado el turno. Esto obliga a hacer correcciones de última hora que hunden la credibilidad del registro.
5. Vulneración de los derechos de la RLT
Si en tu empresa hay Representación Legal de los Trabajadores, como comités o delegados, negarles el acceso a los registros, marearles o decirles «ya te lo paso la semana que viene» se considera una infracción grave por transgresión de sus derechos de información. Para poder evitar estas situaciones tienes que estar al día de la ley de control horario 2026 y poder proporcionar a quien lo requiera registros claros, fáciles de comprobar y auditar
Cómo gestionar las correcciones sin parecer fraudulento
Corregir fichajes es el día a día de cualquier empresa; alguien se olvida el móvil, se queda sin batería o simplemente se despista. Lo que resulta sospechoso en una inspección es:
- Correcciones sistemáticas sin motivo aparente.
- Cambios en bloque el día 30 de cada mes.
- Jornadas que quedan “perfectas al minuto” justo después de una revisión.
La solución no es prohibir los cambios, sino protocolizarlos: Toda corrección debe tener un motivo justificado, un responsable asignado y la fecha exacta en la que se realizó la modificación.
Ese proceso está explicado paso a paso en la auditoría interna del registro horario y, para el cierre y el archivo sin sustos, ayuda tener un método fijo para exportar y guardar registros de control horario sin perder trazabilidad.
Checklist para evitar un acta de la Inspección de Trabajo
Lo que mejor funciona en empresas pequeñas y medianas no es una burocracia infinita, sino un ritual de revisión breve y repetible. Utiliza este checklist para asegurarte de que tu registro cumple:
- [ ] Fichajes completos: Se registra el inicio y el fin cada día sin huecos vacíos.
- [ ] Invariabilidad: El soporte garantiza fiabilidad y no se puede alterar sin dejar rastro (audit trail).
- [ ] Accesibilidad inmediata: Puedes acceder al histórico y mostrarlo en el centro de trabajo en el mismo momento en que el inspector lo solicita.
- [ ] Trazabilidad de cambios: Las correcciones tienen un motivo documentado y no se hacen masivamente sin explicación.
- [ ] Coherencia temporal: No hay jornadas imposibles; solapamientos, duplicados, duraciones absurdas por olvidos de desfichar.
- [ ] Horas extra justificadas: Si existen excesos de jornada, están debidamente justificados, compensados/pagados, y no contradicen los datos del registro.
Preguntas frecuentes sobre el registro horario y sanciones
¿De quién es la multa si el trabajador se olvida de fichar?
De cara a la Inspección de Trabajo, la responsabilidad de garantizar el registro diario de la jornada es siempre de la empresa, no del trabajador. Si el registro tiene huecos o días en blanco por olvidos de la plantilla, la empresa es quien recibe el acta de infracción. Por eso es vital contar con un sistema ágil y un protocolo justificado para corregir esos olvidos a tiempo.
¿Cuánto tiempo es obligatorio guardar el registro de jornada?
La ley exige conservar los registros horarios durante 4 años. Durante todo ese tiempo, la información debe permanecer a disposición de los trabajadores, de sus representantes legales (RLT) y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
¿Es legal llevar el control de horas en papel para evitar multas?
Sí, usar papel es legal, pero es un campo de minas. La Inspección es cada vez más estricta con el requisito de invariabilidad a posteriori y fiabilidad. Un papel a lápiz, con tachones, o que se firma de golpe a final de mes, suele ser motivo de sanción grave porque no garantiza que los datos no hayan sido manipulados.
¿Me pueden sancionar si los fichajes los guarda mi gestoría?
Sí. La normativa y el criterio de la Inspección establecen que el registro debe estar accesible de forma inmediata en el propio centro de trabajo. Si cuando llega el inspector dependes de que tu gestoría te envíe un documento horas o días después, te expones a una multa por falta de disponibilidad.
